Você sabe a importância de otimizar o workflow? Esse é um dos grandes desafios dos negócios! Seja para startups, grandes empresas ou outros modelos de negócios, a desorganização é sempre um problema.
A falta de um workflow gera atrasos, pouca produtividade, erros e dificuldades para alcançar metas e objetivos.
Portanto, para solucionar esses problemas, separamos nesse conteúdo o que é workflow, quais as suas funcionalidades, vantagens e como ele funciona na prática. Boa leitura!
O que é workflow e quais seus objetivos?
A palavra Workflow quer dizer fluxo de trabalho, em tradução livre do inglês para o português. Ou seja, é a forma com a qual uma empresa organiza todos os seus processos. Afinal, tem empresas que possuem um grande volume de etapas, como a indústria que possui uma cadeia de suprimentos complexa e requer muitas tarefas concluídas.
Quando usado estrategicamente, o workflow é um fluxo de trabalho sistematizado, no intuito de aumentar a eficiência de trabalho e promover a melhora contínua dos processos usados pelas equipes.
A estratégia envolve vários softwares, cada um com um objetivo próprio, ajudando no gerenciamento das tarefas da empresa e evitando que otimizando a comunicação interna entre setores.
Inclusive, o ISO 9001, considera o workflow como “um processo que envolve um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que utilizam entradas para entregar um resultado”.
Ou seja, esse método tem o objetivo de organizar o fluxo de trabalho através da disposição e realização das atividades em sequência lógica.
Conheça um exemplo de workflow
Ao automatizar o fluxo de atividade dentro da rotina da sua empresa, você ganha em organização, produtividade e agilidade nas demandas cotidianas.
Para que você possa entender melhor como o workflow funciona, confira o exemplo das etapas do processo de vendas de um negócio de seguros, por exemplo:
- A equipe de corretores captura um novo lead;
- O lead é qualificado;
- O lead passa pela etapa de maturação entendendo os benefícios da apólice;
- Começa a etapa de negociação;
- A venda é finalizada;
- Pós-venda;
É claro, o processo de captação de clientes e a venda é bem mais complexa do que isso, envolvendo etapas mais detalhadas, no caso as tarefas que envolvem os processos. Dessa forma, o workflow será adaptado de acordo com as necessidades do seu negócio.
Confira nosso conteúdo com 5 dicas de como ter mais agilidade nos processos decisórios.
Entenda a importância do workflow nos processos de negócios
Diante de um grande número de tarefas incluídas nos processos de negócios, otimizar esse fluxo de trabalho na empresa é fundamental para os profissionais possam cada vez mais focar nas etapas e aumentar a qualidade da entrega final.
Definir prioridades, estruturar as ações e fazer o registro e a modelagem de processos são práticas essenciais para organizar a rotina, aumentar a produtividade e alavancar os resultados.
Para tanto, é preciso dividir os processos em pequenas tarefas, delegar responsabilidades e planejar estrategicamente sua realização. Tudo isso é feito de forma otimizada, para se fazer mais em menos tempo.
As vantagens de trabalhar um workflow na empresa
Confira, a seguir, as principais vantagens de utilizar o sistema workflow na sua empresa:
Aumento da produtividade
O workflow bem otimizado promove o aumento da produtividade, pois a empresa passa a produzir mais em menos tempo e com menor gasto dos recursos.
Alcance de metas e otimização de resultados
Com um workflow bem implementado, a gestão terá parâmetros de qualidade alinhados à estratégia, bem como terá determinado o caminho até o alcance das metas. Além disso, o workflow consegue identificar os erros, evitar falhas, redundâncias e outros problemas que podem aparecer ao longo dos processos.
Integração de atividades
A otimização dos fluxos requer a integração de processos. Assim, você consegue alinhar diferentes áreas da empresa que passam a atuar seguindo a estratégia traçada para alcançar as metas idealizadas.
Essa integração também é capaz de te dar uma visibilidade ampla de tudo o que acontece nos processos da empresa, para entender onde estão os gargalos que precisam ser solucionados.
Redução de custos
A otimização do workflow permite que a empresa diminua custos e melhore o retorno. Com um fluxo de trabalho mais estruturado, é possível reduzir desperdícios, desburocratizar processos, encurtar ciclos e diminuir o chamado de suporte.
Como dar mais agilidade aos fluxos de trabalho?
O workflow é um método que deve ser construído com base no modelo de negócio usado. Comece avaliando:
- A quantidade de profissionais envolvidos;
- Os materiais que serão utilizados;
- Softwares e programas para automatização;
- Os investimentos necessários;
Analise quais são as tarefas codependentes e crie um fluxograma para orientar os processos. A representação visual permite que a análise feita seja muito mais eficiente. É necessário ter a equipe unida para todas as etapas, pois eles precisam estar cientes de todas as mudanças que acontecem dentro do workflow.
E, claro, monitore os resultados. O workflow precisa ser analisado e otimizado periodicamente. Para isso, utilize um sistema de gestão que irá facilitar todas as etapas do seu fluxo de trabalho.
Um dos programas que te ajudam a diminuir erros e dar mais agilidade aos seus processos de negócios é o BRMS. O Software de Gerenciamento de Regras de Negócios ou Business Rule Management System é um sistema que automatiza decisões com base em regras de negócios e cálculos.
Além disso, o próprio programa armazena todo o histórico de negócio com segurança e eficiência, para que você consiga analisar os processos e ofertas e entender onde você pode melhorar. Assim, você tem autonomia para gerir seus modelos de decisão, otimizando a produtividade e o tempo de fechamento de vendas.
As vantagens do Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócios (BRMS Abaccus Decision) são:
- Diminuição de erros e prejuízos;
- Aumento da produtividade;
- Maior autonomia para a equipe;
- Diminuição de custos indevidos;
- Diminuição no tempo de fechamento de negócio;
- Armazenamento em nuvem de todo o histórico de negócio;
- Diminuição das chamadas de suporte do TI;
E mais.
Você terá suporte para os mais diversos cálculos e processos como estabelecimento de limites de crédito, precificar, comissionar, liberar ou não um empréstimo e identificar oportunidades de venda cruzada.
Com o nosso BRMS, o Abaccus Decision, você consegue otimizar e automatizar seus processos de negócios, melhorando sua produtividade e lucratividade. Clique aqui e converse com nossos especialistas.
