Sem um bom sistema de cobrança, a sua empresa corre riscos de cometer erros como deixar clientes cometerem inadimplência ou a empresa sofrer multas e outros prejuízos.
Organizar as cobranças é a forma ideal de evitar esses problemas, principalmente para pequenas e médias empresas. Se você não quer ter que lidar com custos indevidos, atrasos nas contas e outras dores de cabeça, confira o conteúdo.
Vamos te ajudar a entender o funcionamento de um sistema de cobrança e quais as suas vantagens para as empresas. Boa leitura!
O que é um sistema de cobrança?
Acontece de clientes não pagarem seus boletos no prazo, seja por esquecimento ou por não terem recebido o boleto ou cobrança. A questão é que esse tipo de situação pode ser resolvida com uso de um sistema de cobrança automatizado.
Antes de tudo, vamos ao conceito de sistema de cobrança: é uma solução para otimizar o controle do fluxo de caixa, onde é possível visualizar os montantes e monitorar as finanças empresariais.
A plataforma automatiza o processo de cobrança e de recebimento de pagamentos de forma integrada. Em alguns sistemas, é possível agendar as cobranças e controlar as contas, entender o lucro, os custos, as despesas fixas e variáveis.
Dessa forma, o método de cobrança e pagamento fica bem mais seguro, sem burocracias, além de oferecer uma melhor experiência do consumidor e ajuda a empresa a reduzir a inadimplência.
A importância da gestão de cobrança eficiente
É um erro deixar as cobranças da sua empresa sujeitas às falhas humanas. Por isso, um sistema de cobrança automatizado reduz custos, tempo de execução, retrabalhos e erros.
Ao ter uma gestão de cobrança eficiente, a empresa irá receber os valores em dia e contabilizados diretamente no setor financeiro. Além disso, o método de pagamento acaba se tornando mais seguro, com menos burocracias e mais qualidade.
Ao final, um fluxo de caixa saudável ajuda no crescimento do seu negócio e uma maior produtividade.
Entenda as funcionalidade de um sistema de cobrança
Um bom sistema de gestão de cobranças deve ter algumas funcionalidades muito claras:
Régua de cobrança
A régua de cobrança é um fluxo de comunicação com o cliente até que o débito seja quitado. Com ele, é possível personalizar o script de contato, fazer uma lembrança de cobrança para clientes, definir as mensagens, as etapas de ação, o canal de comunicação usado e mais.
Também é necessário pensar nos estágios, formas de pagamento e no perfil do seu cliente para uma personalização mais eficiente.
Emissão de boletos on-line
O boleto bancário costuma ser uma forma bastante requerida de pagamento, e a emissão dele dentro do prazo é necessária para que a cobrança seja feita em dia. Esse é um dos meios mais baratos de cobrar, se tornando prático para a empresa e também para o cliente.
Em sistemas de cobrança, a emissão de boletos on-line funciona de forma automatizada e integrada no sistema de vendas.
Gestão de cobranças
Nessa fase, você está lidando com pessoas que não pagaram, então é preciso ter cautela e empatia com o cliente, além de administrar bem esse processo para conseguir recuperar o crédito.
Um sistema de cobranças permite o mapeamento das contas, com todas as informações necessárias sobre o processo de cobrança, quantas vezes entrou em contato, qual a quantia que deve, tempo de atraso, dentre outros dados.
Auditoria e automatização funcionam juntos? Confira como aumentar a segurança do seu negócio ao juntar esses dois conceitos!
Como funciona um sistema de cobrança automatizado?
O sistema automatiza todas as cobranças para que os processos antes feitos manualmente se tornem automáticos. Como o nome sugere, ele cobra automaticamente, basta que a régua de cobrança seja configurada para notificar o cliente do vencimento.
As vantagens do sistema de cobrança automatizado
Agora, confira os principais benefícios do sistema de cobrança automatizado para a sua empresa:
Melhora a produtividade
A cobrança automática aumenta a capacidade da empresa de cobrar em um maior volume e evita o trabalho manual da equipe. Dessa forma, o tempo e dinheiro serão investidos em áreas importantes e produtivas para a empresa.
Agilidade nos processos
Os processos automáticos geram agilidade e diminuição de custos. Eles são mais rápidos, menos burocráticos, e favorecem muito a empresa ao reduzir o tempo necessário para cobrar uma grande quantidade de clientes.
Controle de inadimplentes
No sistema de cobrança, por meio da régua, é possível analisar quem são os clientes reincidentes na inadimplência. Assim, a empresa pode adotar ações para solucionar o problema, manter um controle sobre a situação e repensar os critérios para liberar crédito ou negociar a dívida do cliente.
Redução de erros
Com o sistema automatizado, os erros e as falhas nas cobranças são reduzidos! Afinal, quando a equipe precisa entrar manualmente em contato com o cliente para cobrar, o processo fica mais sujeito a esquecimentos e falhas. Com um sistema automatizado, todo o fluxo será assertivo, evitando prejuízos.
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Padronização de processos com base em regras de negócios e cálculos
Uma outra vantagem de automatizar a gestão de cobrança é pode integrar outros programas de padronização de processos, e para a gestão financeira de empresas como seguradoras, credores, operadoras de saúde, dentre outras, um sistema BRMS, por exemplo, pode ser bastante útil e eficiente.
Isto porque o Gerenciamento de Regras de Negócios ou Business Rule Management System (BRMS) é uma plataforma tecnológica capaz de automatizar as regras de negócios e cálculos da empresa, gerando motores de decisões.
Dessa forma, ele favorece a tomada de decisão assertiva e a eficiência nos processos, além da agilidade na modificação de regras que ajuda na diminuição do gap de vendas.
Além do mais, com a sua interface intuitiva, favorece que a equipe tenha total autonomia para modificar regras, eliminando erros causados por regras de negócios desatualizadas ou pulverizadas em diversos sistemas da empresa. E tudo isso, montando um banco de dados importante para a empresa na nuvem, com total segurança.
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