Um dos principais desafios das organizações é minimizar os prejuízos ligados a erros. Por isso, a padronização de processos é uma ótima solução para diminuir essas dores de cabeça.
A partir disso, você consegue organizar os fluxos de trabalho, garantindo mais eficiência e uma qualidade permanente em cada etapa. Além disso, processos que acabam tomando muito tempo da equipe podem ser resolvidos de forma mais ágil com o auxílio de sistemas.
Confira a seguir no texto o que é a padronização de processos, suas vantagens e as boas práticas para implementar a padronização na sua empresa. Boa leitura!
O que é a padronização de processos
A padronização de processos é a estruturação, organização e documentação de diversos fluxos, tarefas e abordagens de uma empresa. Isto quer dizer, é a forma como o negócio produz, soluciona problemas, cria estratégias, atende aos clientes e mais.
O objetivo é desenvolver um padrão a ser seguido pelas equipes que mantenha a qualidade desses fluxos. Afinal, os processos de uma organização são executados por várias pessoas, o que não significa que podem ser feitos de formas diferentes a cada vez.
Portanto, a padronização é uma metodologia que formaliza a produção, não para implementar normas rígidas, mas sim para nortear os processos para que sejam realizados da forma mais otimizada possível.
Entenda como padronizar e automatizar o processo de digital onboarding!
Vantagens de padronizar processos
A padronização de processos ajuda as empresas a garantir a melhor forma de executar um trabalho. Ao uniformizar os fluxos, você mantém a eficiência não importa quantas vezes o processo seja repetido.
Assim, os produtos ou serviços são gerados na qualidade esperada, em menos tempo e a menores custos. Confira abaixo mais vantagens da padronização:
Minimizar as falhas
O passo a passo de um processo deve ser amplamente conhecido pela empresa, não apenas pelo colaborador responsável. Ao ter uma diretriz para o fluxo de trabalho, é possível evitar erros e gargalos encontrados nos processos.
Dessa forma, padronizar garante que as atividades sejam executadas sempre da mesma forma, evitando instabilidades, variações, mudanças e prejuízos.
Conhecer os processos
Tanto os gestores quanto a equipe devem conhecer bem os processos, e a padronização, que é feita através da documentação e estudo dos fluxos, ajuda a empresa a promover esse conhecimento.
Assim, a empresa ganha uma noção mais exata de quais devem ser os resultados alcançados e como capacitar a equipe para essa finalidade.
Otimizar processos
Com processos organizados, com procedimentos claros e bem estabelecidos, os fluxos são otimizados. Assim, falhas são evitadas, a qualidade é garantida e todos cumprem as suas devidas responsabilidades mantendo a produtividade.
Delegar tarefas
A falta de padronização pode gerar colaboradores sobrecarregados, cumprindo mais tarefas do que deveriam. Também pode dar o efeito reverso, incentivando a ociosidade, na qual a equipe não está aproveitando todo o seu potencial.
Atender exigências regulamentares
A padronização garante a organização e premeditação das atividades, o que facilita o trabalho da gestão em seguir normas específicas, aprimorar a segurança e evitar problemas com a fiscalização.
Reduzir custos
Ao evitar erros, melhorar a produção e a eficiência em todas as etapas, uma consequência natural é a redução de custos. A gestão consegue evitar grandes prejuízos pelas surpresas causadas por procedimentos sem padrão e pela otimização do uso de recursos.
Melhorar a qualidade dos resultados
Processos claros, com atribuição de responsabilidades e um modelo a ser seguido garantem a aplicação das melhores competências para cada tarefa, com mais agilidade e qualidade, melhorando os resultados.
Treinar colaboradores
A equipe precisa entender os processos do início ao fim. Afinal, os colaboradores não podem agir no automático, sem entender por quais motivos devem cumprir determinadas tarefas e quais impactos elas têm para o resultado final.
Com o devido entendimento, a equipe fica mais motivada, menos sujeita a erros, e com maior facilidade para tomar decisões importantes.
Portanto, padronizar processos é importante para:
- Garantir um modelo de trabalho otimizado e produtivo;
- Evitar gastos desnecessários de recursos, erros e prejuízos;
- Garantir previsibilidade para os processos;
- Evitar variações na entrega de resultados;
- Atribuir responsáveis para cada tarefas;
- Atender às regulações, e mais.
Boas práticas de padronização de processos
A padronização irá nortear toda a ação das equipes envolvidas nos fluxos otimizados. Depois de implementar as mudanças necessárias para essa uniformização, os resultados são compensadores.
Saiba alguns passos para padronizar os seus processos:
Definir objetivos
Antes de começar a uniformizar os processos, é preciso saber os objetivos dessa padronização, o que ela quer cumprir. Essas metas irão depender das necessidades da organização e do seu setor.
É preciso revisar o uso de recursos? Melhorar o atendimento e a entrega de soluções? Diminuir as variações nos resultados entregues aos clientes? Aumentar a satisfação dos clientes?
Comece padronizando um processo mais simples, para depois partir para as mudanças globais.
Mapear as atividades
É hora de fazer o mapeamento das atividades empresariais para a padronização. Essa é uma etapa essencial, pois apenas com o entendimento dos fluxos é possível saber como eles funcionam e partir para a sua uniformização.
Então, faça o levantamento de todas as atividades realizadas nos processos em questão. Entenda como elas são executadas, quais são os seus responsáveis, os prazos, os resultados esperados, os equipamentos, os recursos usados e os pontos de melhoria.
Registre qualquer especificidade, como, por exemplo, a quantidade exata necessária de um insumo. Nesse momento, é importante contar com o time, pois apenas os colaboradores sabem com detalhes como são feitas as atividades.
Documentar processos
Podem existir muitas versões de um mesmo processo feitas por diferentes colaboradores. Então, pense no que deve ser padronizado, definindo como cada fase deve ser organizada e otimizada.
Essa prática nunca termina, pois deve ser renovada e atualizada com o passar do tempo, para seguir as mudanças do mercado, do consumidor e da própria empresa. Então, permaneça monitorando os índices de desempenho dos seus processos.
Conte com documentos e dados durante todas essas fases. Esses registros servirão inclusive para facilitar na hora de treinar os colaboradores para agir de forma otimizada em cada etapa.
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Automatizar os processos
Invista em tecnologia! Automatizar os seus processos é essencial para buscar a melhoria contínua. As ferramentas são de grande ajuda para ganhar em produtividade e precisão nos fluxos diários.
E você pode recorrer a sistemas como o Abaccus Decision para a automatização de processos que envolvem cálculos e regras de negócios.
Cálculos complexos como comissionamento, precificação de inúmeros produtos, dentre outros, podem ser facilitados a partir da automação das regras e cálculos.
Com o Abaccus Decision, a sua equipe tem autonomia para customizar as regras de negócios sempre que preciso, garantindo que sejam aplicadas de forma padronizada e automatizada. Isso sem precisar depender da equipe de TI ou fornecedores externos para fazer as modificações, o que pode encurtar em até 90% o ciclo do processo.
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