Os processos de negócios são importantes, pois eles guiam o resultado final dos esforços da equipe. Sem processos claros e eficientes, a sua empresa não consegue alcançar as metas e melhorar resultados. Por isso, entender o que é BPM pode fazer toda a diferença.
Isto porque o Business Process Management (BPM) é um método empresarial com foco em sistematizar e facilitar processos individuais e complexos dentro da empresa. Mais especificamente, um método de controle de processos.
Empresas têm usado o BPM para otimizar ao máximo a produtividade, a partir da modelagem de processos.
Então, confira no post a seguir, o que é BPM, quais suas vantagens, suas diferenças para o BRMS e BPMS, e como ele pode melhorar os processos da sua empresa. Boa leitura!
Confira o que são processos de negócios
Em resumo, os processos são o conjunto de atividades executadas por máquinas ou humanos com o objetivo de alcançar determinados resultados.
Os processos de uma empresa agregam valor para os clientes. Dessa forma, movem os negócios. Eles podem produzir o serviço ou produto, conduzir a venda, o atendimento, apoiar outros processos e mais.
O comum é que sejam sequenciais e que influenciem diretamente no lucro da empresa e na avaliação do cliente sobre a experiência.
O Guia de Corpo Comum de Conhecimentos sobre BPM, que ajuda profissionais da gestão a entender esses conceitos, divide os processos corporativos em três grupos principais:
Processos primários
São os processos essenciais, fundamentais para a empresa, ligados às atividades centrais da corporação. Por isso, também podem ser chamados de Processos Operacionais, Essenciais ou Finalísticos.
Eles entregam o resultado final ao cliente e impactam na sua experiência de consumo. São as vendas, o marketing e a logística, por exemplo.
Processos de suporte
Esses processos não entregam valor ao público, mas sim aos outros processos empresariais, normalmente os primários, que posteriormente irão resultar ao consumidor.
Eles apoiam os processos primários, os gerenciais e até mesmo outros processos de suporte, caso a cadeia produtiva seja muito complexa. Dessa forma, os processos de suporte aumentam a qualidade dos serviços empresariais de maneira geral. São eles o RH, os processos de compras, contabilidade, a gestão de recursos ou o setor de TI.
Processos gerenciais
Os processos de gerenciamento monitoram e controlam os outros processos, garantindo que estão sendo bem executados. Por isso, ajudam na tomada das decisões empresariais, auxiliam no alcance das metas e entregam valor ao cliente de forma indireta.
Os processos gerenciais são o planejamento, o monitoramento, a gestão e o controle.
O que é BPM e para que serve?
A sigla BPM (Business Process Management), em tradução livre, significa “gestão de processos de negócio”. O BPM trabalha para a otimização e padronização dos processos, trazendo o aumento da eficiência da empresa no seu todo.
O BPM tem como objetivo aumentar a competitividade do negócio e otimizar ao máximo a produtividade dos colaboradores. Ele não é exatamente uma metodologia, um plano de negócio ou uma ferramenta, mas sim um rol de práticas, pois trabalha nos processos da empresa com foco na melhoria contínua.
Dessa forma, o BPM não termina, é constantemente revisado e melhorado.
Em quais áreas de negócios o BPM pode ser eficiente?
A gestão dos processos é essencial para as mais diversas áreas da empresa. Entenda a seguir:
Área financeira
O setor financeiro precisa de processos bem definidos e eficientes, pois ele influencia diretamente o lucro e prejuízo da empresa. Por isso, o setor precisa ser continuamente otimizado.
Ao usar o BPM neste departamento, você pode: automatizar faturas, atribuir responsabilidades aos colaboradores de forma otimizada, melhorar e personalizar os fluxos de trabalho de acordo com a situação financeira, otimizar as decisões, realizar auditorias e mais.
Recursos Humanos
O processo de contratação pode ser demorado e, por sua importância, precisa ser otimizado com base nas exigências da empresa. Assim, é possível evitar a alta rotatividade de funcionários, que acaba gerando prejuízos para o setor.
Com o BPM, você vai automatizar o repetitivo processo de integração dos colaboradores, digitalizar documentos, credenciais, melhorar a comunicação da equipe, gerenciar a capacitação e mais.
Área de Marketing
O BPM otimiza o relacionamento com os clientes, mede o resultado das ações de Marketing a partir do seu monitoramento constante, armazena as informações dos clientes em nuvens e gerencia esse histórico, integrando o Marketing com as vendas.
Também está no rol de práticas do BPM automatizar e personalizar os canais de comunicação com o cliente.
Área de Vendas
Por causa da troca de informações entre as áreas de Marketing e Vendas, as estratégias podem ser otimizadas. É possível gerenciar faturas, contas, cotações, disponibilizar o status de compra para o cliente e notificá-lo do andamento da venda.
Você sabia que automatizar áreas da sua empresa gera imensas vantagens competitivas? Leia mais.
Entenda as vantagens da gestão de processos de negócios
O Business Management engloba uma variedade de técnicas, métodos e ferramentas para aperfeiçoar os processos do negócio.
Por isso, existem diversos benefícios com a sua implementação:
- Define a responsabilidade dos colaboradores sobre os processos;
- Entrega respostas ágeis para a empresa;
- Controla custos, a qualidade e a otimização dos processos;
- Trabalha para a padronização dos fluxos;
- Controla os resultados entregues ao cliente e melhora a sua experiência;
- Põe o cliente como foco principal da empresa;
- Melhora o desempenho e a produtividade;
- Diminui retrabalhos, traz mais segurança e autonomia para a equipe;
Confira a seguir como fazer a implementação do BPM.
Como o BPM pode ser aplicado na empresa?
A aplicação do BPM requer estudo e monitoramento dos processos do negócio. Assim, você irá compreender as necessidades da empresa e modelar os processos para otimizar resultados.
E para isso, o indicado é ter a tecnologia como sua aliada, pois reduzindo riscos de falhas humanas e retrabalho, você consegue otimizar e automatizar cada vez mais os seus processos.
Mapeamento de processos
Primeiro, realize uma análise de todos os processos que você tem hoje. É preciso mapear e documentar tudo, para depois fazer a análise de como estão funcionando todas as áreas do negócio.
Reúna a equipe para essa tarefa, encontre falhas e gargalos, verifique se os processos estão alinhados com os objetivos da organização, e crie novos formatos que sejam melhores.
A representação visual do processo vai ajudar na clareza do fluxo de trabalho.
Padronização
A sua estratégia de BPM precisa de um método de execução. Por isso, você deve padronizar os fluxos e definir uma base para que toda a equipe siga.
Esse processo servirá como guia de boas práticas a ser adotado dali em diante. Assim, os seus processos terão custos diminuídos, serão mais seguros, com menos falhas e com maior facilidade na tomada de decisões.
Melhoria e otimização
O BPM não é uma linha reta, mas sim um círculo de melhoria contínua. Por isso, você deve automatizar o máximo de fluxos e seguir monitorando esses resultados.
Defina indicadores de desempenho para verificar a evolução dos processos e conferir se estão sendo feitos da forma como está definido pela padronização.
Entenda a diferença entre o que é BPM x BPMS x BRMS
Você já deve ter notado outras siglas além do BPM, como o BPMS e o BRMS. Confira as diferenças entre esses conceitos:
BPM: o Business Process Management, que você já conhece, é um rol de práticas que visa otimizar e estruturar os processos e a partir da padronização e automatização.
BRMS: o Business Rule Management Systems ou Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócio, são ferramentas ou softwares que racionalizam a forma como um negócio funciona para facilitar a tomada de decisões diárias.
BPMS: o Business Process Management Suite ou System é o software usado para aplicar o BPM. Ele mapeia, automatiza e monitora os resultados dos fluxos.
Você sabe como gerenciar as regras de negócio na empresa? Elas guiam a sua corporação, e você deve analisar atentamente esse conceito. Saiba mais.
Como o BRMS pode otimizar e automatizar os processos da sua empresa
Contar com um sistema tecnológico de gestão facilita bastante todas as tarefas empresariais!
Um software BRMS consegue coletar e analisar um imenso volume de dados sem falhas, entregando a você informações importantes para a tomada de decisões do seu negócio. Ele usa as próprias diretrizes da sua empresa para agilizar os seus processos.
As principais vantagens do uso de um Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócios (BRMS) é:
- Diminuição de erros, falhas e prejuízos na sua gestão;
- Aumento da produtividade do negócio;
- Mais autonomia para a equipe;
- Diminuição de custos indevidos e ocorrências;
- Visão clara e organizada das regras e cálculos;
- Automatização dos seus processos e mais.
Com o BRMS, você terá muito mais facilidade e agilidade na hora de definir cálculos como limites de crédito, precificar, comissionar, liberar ou não um empréstimo e identificar oportunidades de venda cruzada.
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