Afinal, como anda o mapeamento de processos na sua empresa? Entender como ele funciona é essencial para uma gestão eficiente. Isto porque ao investir no mapeamento correto, a sua empresa minimiza os desperdícios, identificando erros que podem ser rapidamente resolvidos.
Além disso, com um bom mapeamento é possível dar mais agilidade aos processos, garantindo um melhor aproveitamento de oportunidades de negócios. E você pode contar com a tecnologia para auxiliar nesse momento a partir da automatização.
Para aproveitar todos os benefícios do mapeamento, veja a seguir como ele funciona, qual a sua importância, seus tipos e como ele está ligado às vantagens da automatização. Boa leitura!
O que é o mapeamento de processos
O mapa de processos é uma técnica para gerar a visualização e compreensão dos processos de uma organização. No mapeamento, é preciso criar representações gráficas das etapas envolvidas no fluxo, do início ao fim.
O objetivo do mapeamento de processos é garantir uma visão clara e detalhada de como um processo é executado. Assim, isso deve ser feito de forma simples para que todos os colaboradores possam acessar e entender o documento.
Com a ferramenta, fica mais fácil identificar possíveis melhorias, padronizar as etapas, otimizar a eficiência operacional, corrigir erros e mais.
Esse documento precisa conter informações essenciais como o passo a passo, os responsáveis, os materiais utilizados e qual o produto resultante do processo.
Também é importante lembrar que o mapa é diferente do diagrama, já que possui uma visão maior dos componentes do processo. Sendo o diagrama uma opção mais simplificada.
Qual a importância do mapeamento de processos para a empresa
O mapeamento de processos permite um melhor entendimento de cada etapa que compõe os fluxos da empresa. Assim, é possível tomar decisões para melhorar o desempenho organizacional e seus resultados.
Dessa forma, o mapa facilita:
- a identificação de gargalos, atrasos, duplicações de atividades e ineficiências;
- a melhoria contínua das tarefas empresariais;
- as melhores práticas para a execução dessas demandas;
- a redução do desperdício;
- a identificação de oportunidades de mudanças;
- a comunicação entre os membros da equipe.
- a gestão com tomadas de decisões baseadas em dados reais sobre os processos.
Quais os tipos de mapeamento de processos
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem diferentes tipos. Portanto, confira abaixo exemplos de processos organizacionais que podem ser mapeados.
Processos Primários
São as etapas essenciais para que a empresa cumpra a sua missão. Também são conhecidos como Processos Essenciais, Processos Operacionais ou Processos Finalísticos.
Eles estão diretamente ligados ao consumo do produto ou serviço oferecido e à percepção de valor pelo cliente.
Processos de Apoio ou Suporte
São os processos que dão suporte aos fluxos primários, podendo também apoiar outros fluxos de suporte ou gerenciamento.
Processos de Gerenciamento
São os processos que geram outros. Eles medem, monitoram, controlam e administram atividades diversas, tanto as que estão no presente quanto as ligadas ao planejamento futuro da organização.
Para ser capaz de mapear esses três tipos de processos, a ferramenta usa os conceitos de AS IS, TO BE, TO DO.
AS IS
Significa “como está”, e mostra a situação atual dos processos empresariais, com os seus erros e acertos. Primeiro, é preciso reunir todos os envolvidos nas atividades da empresa, desde gestores até colaboradores.
Entenda o que eles esperam desses fluxos durante cada etapa e como funciona o trabalho diário nessas atividades. Para conseguir todos os dados, é preciso realizar entrevistas, reuniões e questionários com os colaboradores.
Colete e registre todas as informações. Entenda o fluxo atual, assim como os possíveis cenários, os stakeholders e as suas interações, os indicadores de desempenho e tempos de execução.
TO BE
Nessa fase, é hora de estipular onde se quer chegar. Qual a evolução esperada dos processos? Ela deve estar alinhada com o planejamento estratégico da empresa para que as metas sejam atingidas.
Então, avalie as atividades documentadas e encontre soluções para o futuro, para problemas, melhorias, desperdícios, erros e gargalos. Defina novos objetivos, determine se a equipe continuará a mesma e se há novas regras a serem seguidas.
TO DO
Agora, é a hora de saber como a tecnologia pode ajudar na gestão, controle, execução e mapeamento de processos. Pode ser na utilização de ferramentas, novos sistemas e na automação de funções para garantir maior eficiência.
O modelo de processo será ainda mais competitivo quando feito de forma automatizada. Lembre-se que, diante de mudanças, o processo deve evoluir e o mapeamento deve ser atualizado.
Se possível, não prolongue demais esse período de mapeamento. O mercado pede que a sua empresa seja ágil na hora de implementar melhorias, e essas mudanças trarão grandes resultados.
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Exemplos de mapeamento de processos
Confira a seguir alguns exemplos de mapeamento de processos que normalmente são utilizados pelas empresas.
Solicitação de compras
Após a solicitação da compra do produto ou serviço, inicia-se um ciclo que deve ser seguido até o momento em que o cliente recebe o que adquiriu.
Esse ciclo pode passar desde a etapa de compra – pagamento – confirmação – separação do produto – envio do produto – transporte e entrega.
Pedido de crédito
As instituições que concedem crédito também podem se beneficiar do mapeamento de processos, uma vez que demanda o envolvimento de diferentes análises até o benefício ser concedido.
Isso pode passar desde o pedido ao gerente, passando pela equipe de consulta, a equipe jurídica e por fim retornando ao gerente para o aviso da aprovação.
Por que automatizar os processos?
A automatização faz parte da fase “To do”, e os seus benefícios são muitos:
- Erros de processos reduzidos, evitando prejuízos e dores de cabeça;
- Crescimento da qualidade e melhor uso do tempo;
- Maior eficiência operacional;
- Diminuição de retrabalhos e sobrecarga de profissionais;
- Maior rapidez e agilidade;
- Facilidade no monitoramento e controle dos fluxos;
- Maior flexibilidade e escalabilidade;
- A equipe pode focar em tarefas de maior valor agregado;
A tecnologia é uma grande aliada para a otimização de processos. Isto porque ela é altamente necessária para qualquer empresa que queira manter vantagens competitivas.
A automação oferece um grande suporte ao trabalho operacional, liberando o profissional dos trabalhos repetitivos para cumprir demandas que exigem criatividade, planejamento, foco, inovação e estratégia.
Então, ao finalizar o mapeamento e definir o padrão, a formatação de tarefas, parta para a automatização dos processos.
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