As soluções de ECM (Enterprise Content Management) possibilitam que a sua empresa aproveite os dados do cliente, capturando, armazenando, analisando e automatizando o conteúdo do negócio.
Assim, os dados desestruturados passam a fornecer informações valiosas, gerenciadas de forma eficiente, com um conteúdo que envolve os clientes e otimiza o trabalho.
Quer saber mais? Entenda o que é ECM, como fazer a gestão de documentos para potencializar o seu negócio e qual a importância das ferramentas e tecnologia nesse processo para otimizar os resultados. Boa leitura!
O que é ECM
Mas e o conceito de ECM, o que é? Trata-se de um sistema para coleta, armazenamento e gerenciamento de informações. A sigla, em português, significa Gestão de Conteúdos Empresariais, e cuida do ciclo de vida completo dos dados de um negócio.
A tecnologia garante mais produtividade, pois os dados são coletados segundo necessidades, usando estratégia, organização e outros métodos para o melhor uso das informações.
Um arquivo físico também pode ser chamado de ECM. Embora normalmente o processo tenha apoio de alguma ferramenta por meio da tecnologia, ele vai muito além de digitalizar e armazenar documentos, pois passa a suprir as necessidades do mercado moderno, conseguindo otimizar processos de negócio.
Assim, o manuseio de dados potencializa as estratégias, melhora a tomada de decisões, ajuda no fluxo de trabalho e gera eficiência operacional, já que os colaboradores sempre podem acessar as informações quando precisarem.
Qual a importância de uma gestão de conteúdos empresariais eficiente
O ECM ajuda a tornar o compartilhamento de informações mais eficiente. A partir da sua tecnologia, as empresas conseguem com maior segurança, ter acesso a dados de clientes e processos.
Uma boa estratégia é baseada em dados – sem eles, toda a tomada de decisões é feita sobre achismos e incertezas. E à medida que a quantidade de documentos cresce, ela precisa ser controlada, gerenciada e armazenada corretamente.
Portanto, o conteúdo guardado representa o conhecimento da empresa e serve para que estratégias mais assertivas sejam tomadas.
Quais os principais objetivos do ECM
O objetivo principal do ECM é otimizar a gestão de documentos durante seu ciclo de vida. Eles são indexados em campos predefinidos, por onde serão acessados após o armazenamento, salvos em uma base de dados.
Essa base facilita:
- Encontrar documentos com rapidez e facilidade;
- Vincular documentos a fluxos de trabalho;
- Analisar dados.
O sistema funciona com base em regras de acesso e integração com outras ferramentas para lidar com a documentação corporativa. Pode otimizar a área de marketing, gestão de processos, a comunicação entre colaboradores, a edição de documentos, o mapeamento de fluxos e mais.
Como funciona um ECM
Os documentos são indexados em campos por onde são acessados, e ficam salvos em uma base de dados gerenciada por uma solução tecnológica de ECM. Ele funciona por 5 etapas: capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregar conteúdos. Entenda:
- Capturar: é feita a coleta de dados, sejam estruturados ou não, em suas diversas formas: notas fiscais, estatísticas, planilhas, dentre outras. Também é feita a classificação e validação das informações de forma automática, estratégica e eficiente.
- Armazenar: os dados são alocados em um fonte única, padronizada, organizada, sem duplicidades, com acesso restrito e atualizações constantes. Isso garante a segurança e acessibilidade das informações.
- Gerenciar: o gerenciamento de informações permite que a equipe acesse cada arquivo com mais facilidade e agilidade.
- Preservar: um bom sistema ECM conta com senhas, backups, criptografia, autenticação de dois fatores, servidores remotos e outros recursos para proteção dos dados.
- Entregar: a gestão de conteúdo integrada a outros sistemas permite que os dados sejam encaminhados aos fluxos de trabalho nos quais são necessários.
Quais as vantagens de ter uma gestão digitalizada
Como você deve ter percebido, o ECM pode garantir diversas melhorias no dia a dia das empresas e em seus fluxos de trabalho. Conheça as principais vantagens de uma plataforma ECM:
- Otimização de processos: o ECM ajuda a melhorar os processos diários da empresa, pois reduz gargalos, melhora os fluxos de trabalho e mantém a integridade dos documentos, tornando-os mais acessíveis.
- Diminuição de erros: um bom sistema ECM mitiga riscos, custos e erros.
- Armazenamento de informações: a plataforma armazena dados da empresa de forma centralizada, organizada e acessível, com ferramentas de controle e classificação, sempre em segurança.
- Agilidade no fluxo de trabalho: a automação ajuda a empresa a eliminar tarefas manuais, como escaneamentos, compartilhamentos de papéis e mais.
- Gestão de tempo eficiente: ao evitar um grande armazenamento físico de documentos, você evita perder tempo com buscas por papéis, catalogações demoradas, etc.
- Manter regras de acordo com a LGPD: a segurança no armazenamento de informações de um bom sistema ECM garante que você esteja de acordo com a regulamentação brasileira da Lei Geral de Proteção de Dados, evitando multas e problemas com a fiscalização.
- Integração de sistemas: o ECM pode ser integrado com outros sistemas para garantir o recebimento de informações.
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