Seja no varejo, na indústria, área financeira, saúde, o “tempo” é o ativo mais importante de qualquer empresa. Por isso, pensar em soluções para otimizar a gestão de tempo ajuda não apenas na melhoria dos processos, mas também na produtividade da empresa.
Tarefas consideradas mais simples podem ser automatizadas, com o uso de softwares, sem perder a eficiência. Isso faz com que o tempo da equipe seja dedicado a tarefas mais importantes e que requerem mais atenção.
Portanto, para que você saiba como gerir a gestão de tempo da sua equipe na prática, e como alcançar melhorias através dela, confira o conteúdo a seguir. Separamos alguns pontos importantes para te auxiliar na melhor gestão de tempo da sua equipe.
Os princípios da gestão de tempo
A gestão do tempo é o aproveitamento máximo de um período, de forma estratégica, otimizada e organizada, para o cumprimento de demandas.
Dessa forma, é preciso planejar e controlar quanto tempo se gasta nas demandas no intuito de aumentar a eficiência dessas atividades. Afinal, a gestão de tempo e a produtividade andam lado a lado.
Caso a sua equipe esteja utilizando o tempo de forma desnecessária, a empresa pode estar sofrendo com retrabalhos, ineficiência, erros e outros prejuízos. Portanto, quando o gestor tem consciência do tempo gasto numa tarefa, fica mais fácil otimizar e melhorar os resultados.
A importância da gestão de tempo
Entender o conceito da gestão parece simples e traz vantagens significativas para a empresa. Principalmente, quando se trata da alta competitividade do mercado atual, onde as rotinas são dinâmicas, aceleradas e cheias de demandas.
Em se tratando de setores que possuem mudanças constantes, como aqueles que dependem de leis e normas específicas, por exemplo, trabalhar essas mudanças de forma ágil é essencial para não ter prejuízos.
Dessa forma, a gestão de tempo prioriza o que deve ser feito no cotidiano da empresa, otimizando o trabalho diário sem perder a eficiência.
Portanto, com uma boa gestão de tempo, você consegue:
- Estabelecer prioridades;
- Estabelecer prazos mais viáveis para a realização de tarefas;
- Garantir entregas e cumprimento de cronogramas;
- Prever pausas e períodos de trabalho;
- Analisar a sua equipe ou o colaborador de forma individual;
- Entender quanto cada demanda custa para a sua empresa em horas;
- Evitar sobrecargas, horas extras, estresses e ineficiência;
- Melhorar o desempenho da empresa;
- Garantir a reputação da empresa e a qualidade do serviço.
Como fazer uma boa gestão de tempo na empresa?
Para aplicar uma boa gestão do tempo na empresa, conheça abaixo alguns passos que vão ajudar nessa tarefa.
1. Estruture os seus processos
A equipe deve conhecer bem os processos para saber o que deve ser feito, quando e como. Por isso, é necessário analisar e estruturar essas demandas a fim de entender qual a estimativa de tempo para a sua execução.
Sabendo quanto tempo é gasto em cada tarefa, você consegue priorizar as demandas de acordo com sua importância e urgência.
Depois, basta distribuir as atividades de acordo com o período de trabalho. O gestor terá uma visão mais clara e lógica dessa distribuição, e o tempo será usado de forma mais eficiente.
Para essa etapa, utilize o Mapeamento de Processos!
2. Faça o planejamento
Gestão de tempo e planejamento andam juntos, então, planeje com antecedência. As atividades importantes devem estar no topo e devem ser informadas à equipe o mais rápido possível.
Imprevistos acontecem, então é preciso planejar brechas ao longo do cronograma para surpresas, evitando que atrapalhem a execução do planejamento fixo.
3. Defina metas e objetivos
Trabalhar sem metas pode deixar a equipe desmotivada. Além disso, um objetivo bem comunicado mostra as demandas que devem ser priorizadas e como agir diante de imprevistos.
Por isso, defina metas menores de médio/curto prazo para alcançar um objetivo maior de longo prazo. Elas devem ser SMART: S (específicas), M (mensuráveis), A (atingíveis), R (relevantes) e T (com prazo).
4. Defina prazos e responsáveis
Analise quanto tempo precisa ser dedicado a uma tarefa específica e comunique os prazos à equipe. Isso acaba evitando que a demanda sofra atrasos por ter sido deixada de lado.
Centralize essas demandas, atribuindo funções, delegando responsabilidades e evitando deixar tarefas importantes sem dono.
Melhorias na gestão de tempo e na eficiência dos processos
Com uma boa cultura organizacional de gestão de tempo, a sua equipe vai desenvolver o hábito do melhor gerenciamento de atividades no dia a dia.
Por isso, confira abaixo as boas práticas de uma gestão de tempo eficiente para implementar na sua empresa.
Invista na gestão integrada
Para que haja uma boa administração de tempo, a gestão precisa ser integrada. Isto quer dizer, você deve centralizar todos os sistemas utilizados nos seus processos para acompanhar como anda a sua operação.
Isso inclui ter uma melhor visibilidade para entender quanto tempo cada tarefa passa nos diferentes setores.
Portanto, una os sistemas da sua empresa para gerar uma administração unificada dos processos diários.
Monitore os dados
Não basta implementar a gestão de tempo na empresa, é preciso seguir monitorando os dados para ter certeza que o desempenho continua bom e onde precisa melhorar.
Pode ser necessário se reunir com a equipe para alinhar prioridades e planejamentos, ou entender os motivos de um atraso. A gestão de dados vai te dar as respostas para corrigir qualquer falha.
Com a ajuda do Big Data e da inteligência artificial, você consegue fazer uma gestão de dados eficiente, encurtando ciclos dos processos e otimizando o tempo da sua equipe.
Implemente metodologias ágeis
As metodologias ágeis são uma forma de acelerar entregas, por isso, utilizar essas metodologias ao seu favor é ótimo para tornar os processos mais eficientes.
Elas consistem no fracionamento das entregas em pequenos ciclos para corrigir problemas, revisar materiais, agilizar o trabalho e ter maior controle sobre os prazos. Seus princípios estão no Manifesto Ágil, lançado em 2011 por um grupo de programadores.
Um exemplo é o método Scrum, dividido em ciclos de duas a quatro semanas chamados Sprints, com reuniões constantes da equipe e cronogramas bem definidos.
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