Trabalhar com vários setores e equipes ao mesmo tempo é a realidade de muitas empresas. Mas, gerir tudo isso é um grande desafio e por isso, o mapeamento de processos de forma eficiente é indicado.
Isto porque essa ferramenta é indispensável para que você reduza os erros, encurte ciclos, otimize a tomada de decisão, dentre outros benefícios.
Entenda neste conteúdo como funciona um mapeamento de processos e 3 passos para melhorar os processos dentro da empresa de forma totalmente eficiente. Confira a seguir.
O que é o mapeamento de processos
O mapeamento de processos é um aliado que descreve de forma visual as etapas de processos que estão dentro de cada setor da empresa. Ou seja, o mapeamento registra o fluxo de produtividade empresarial.
Na prática, o mapeamento é uma representação gráfica dos processos que movem a organização. Por isso, trata-se de uma ferramenta muito útil para a gestão de equipes. É o recurso que demonstra de forma simples a cadeia de valor da empresa.
Por ser um registro eficiente, o mapeamento pode demonstrar em quais áreas os processos precisam ser otimizados, quais são os responsáveis por eles, quanto tempo cada fluxo custa à empresa e outros dados essenciais.
Quais são os objetivos de mapear os processos?
O objetivo do mapeamento é ampliar a percepção sobre os fluxos de trabalho dentro da empresa.
Ele irá definir com exatidão o que ocorre em um processo, por isso, permite ao gestor compreender como a sua organização está funcionando.
Portanto, mapear processos é identificar detalhes sobre o seu funcionamento, buscando uma melhoria contínua em cada etapa envolvida.
Com o mapeamento, você pode evitar eventuais gargalos ou etapas desnecessárias, desperdícios, irregularidades e despadronização, pois a representação visual facilita a compreensão de toda a cadeia de produção.
Além disso, ao documentar os processos da sua organização, o mapeamento registra a forma com a qual esses fluxos são mais eficientes – o que mais tarde pode servir para criar padrões para regras de negócios.
Onde o mapeamento pode ser implementado e quando fazer?
Fazer o mapeamento é uma etapa primordial para qualquer empresa durante a construção de sua estrutura de funcionamento. Essa ferramenta também pode e deve ser usada no intuito de melhorar, modificar ou padronizar os processos.
Todas as empresas devem aplicar o mapeamento de processos antes do início do seu funcionamento e o registro pode ser usado para treinar os futuros colaboradores.
Depois, será possível continuar atualizando esse mapeamento e otimizando os fluxos.
Quais as vantagens de usar o mapeamento de processos
O mapeamento de processos traz diversas vantagens. Já que é uma ferramenta que permite visualizar os processos da empresa, é um grande apoio para os gestores que querem ter mais clareza sobre os fluxos e processos de cada setor.
Outras vantagens são:
- A melhora no atendimento ao cliente dado à maior eficiência dos processos;
- A eliminação de redundâncias, desperdícios e etapas irrelevantes;
- A clareza sobre os processos;
- A melhoria na comunicação entre departamentos;
- A eliminação ou mitigação de riscos;
- O estímulo à melhoria e a inovação;
- A redução dos custos associados aos processos;
- Promove consistência entre os fluxos;
- Traz transparência para os processos;
- Ajuda a identificar pontos de melhoria e automação;
- Pode ser usado para treinamento da equipe;
- Ajuda a elencar os responsáveis pelas tarefas durante os processos;
E mais!
3 passos para melhorar o mapeamento de processos da sua equipe
Agora vamos para o mapeamento de processos na prática:
1) Identifique o tipo de mapeamento mais eficiente para sua equipe
Há vários tipos de representação gráfica para o mapeamento, então você deve escolher o mais eficiente para o seu caso.
Fluxograma
O tipo mais comum de mapa de processo, pode ser desenhado à mão ou criado através de diversas ferramentas. É uma representação simples.
Mapa da cadeia de valor/mapa de cima para baixo
Mostra as atividades principais de um processo, sem muitos detalhes como os retrabalhos, funções e outros dados.
Diagrama de raia
É uma representação como a de um fluxograma normal, mas cada uma das etapas é dividida entre diferentes responsáveis por elas.
2) Faça um plano de ação e o monitoramento dos resultados
Depois, selecione uma equipe para te ajudar, e identifique as entradas, saídas, os fornecedores, as atividades e os fluxos envolvidos no processo. Perceba onde é possível otimizar e crie um plano de ação para cada atividade.
Após aplicar as melhorias, você precisa guardar todos os dados e seguir monitorando os resultados, verificando sempre os indicadores de performance. Caso note dificuldades nos resultados, pode voltar ao mapeamento e identificar mudanças necessárias.
3) Use a tecnologia ao seu favor
Todo o mapeamento de processos pode ser otimizado a partir da tecnologia. Desde o registro dos fluxos, o cálculo dos números corretos para serem registrados e seguidos até o monitoramento… Essas tarefas serão dificilmente feitas manualmente.
Busque uma solução na tecnologia para te ajudar, evitando erros que custam caro para a sua empresa. Como, softwares de gestão que irão te auxiliar através do Big Data e de metodologias ágeis.
Como ser mais eficiente na tomada de decisões: conheça o BRMS
Para tornar esse processo mais assertivo e eficiente, você precisa da tecnologia, e aqui o BRMS pode ser seu principal aliado! Ele consegue encurtar ciclos, otimizando e automatizando os motores de decisão da sua empresa, sem perder a eficiência da operação.
O Sistema de Gerenciamento de Regras de Negócios (da sigla em inglês BRMS) é uma plataforma que compreende a lógica operacional dos negócios e automatiza esse processo a partir de cálculos e regras de negócio.
Na prático, você saberá automaticamente a resposta para cálculos complexos como:
- Precificação e políticas de descontos;
- Concessão de Crédito;
- Oferta inteligente de produtos e serviços (Cross sell e Up sell);
- Cálculos e políticas de comissionamento;
- Roteirização de carga;
E mais!
A plataforma possibilita ao usuário de negócios criar, alterar, executar, testar e colocar em produção seus modelos de decisão em um software totalmente intuitivo.
Assim, você poderá dar mais autonomia a sua equipe, desafogar a área de Tecnologia, agilizar e otimizar os seus processos, diminuindo os riscos e prejuízos da operação. Quer saber mais? Clique aqui e converse com nossos especialistas. Nosso time está pronto para entender a sua necessidade e entregar a melhor solução para trazer mais eficiência e agilidade aos seus processos.
